Nuestro departamento de organización de eventos ofrece un servicio integral de gestión, con un asesoramiento personalizado y acompañándole desde el inicio hasta el cierre final del mismo.

La FUE es una entidad de referencia en el ámbito empresarial y un actor clave en la cooperación universidad-empresa. Tiene todo el know-how necesario para cumplir con la gestión de congresos, jornadas y seminarios. Dispone de una amplia trayectoria, de una larga experiencia y de un elevado conocimiento del entorno universitario y empresarial, a la vez que cuenta con unos medios técnicos y humanos con gran especialización. Todo ello la convierte en el instrumento idóneo para poder realizar una adecuada gestión de eventos que den respuesta a las demandas generadas en este ámbito.

Nuestro departamento de organización de eventos ofrece un servicio integral de gestión, con un asesoramiento personalizado y acompañándole desde el inicio hasta el cierre final del mismo, asumiendo las siguientes funciones:

Secretaría técnica

Soporte económico-administrativo. Asesoramiento financiero previo, confección de un primer borrador de presupuesto de gasto, primeras negociaciones y propuestas de diferentes proveedores de los servicios auxiliares a contratar, gestión de pagos a conferenciantes y a proveedores, emisión de facturas, seguimiento y liquidación del presupuesto.

Información periódica y puntual sobre la situación económica de la actividad organizada

Promoción. Se lleva a cabo una acción comercial a colectivos potencialmente interesados en el congreso, así como la promoción, difusión y comunicación del mismo a través de folletos, carteles, publicaciones en la web, envíos electrónicos, etc., gestión de contratos de patrocinios.

Elección de espacios. Se buscan los lugares más convenientes para cada acto, bien sea dentro de la propia universidad como en lugares externos (hoteles, auditorios, etc.); además, nos encargamos de la adecuación de los mismos: decoración, medios audiovisuales, material necesario para las personas asistentes, etc.

Información e inscripciones. Se canalizan todas las solicitudes de información y se gestionan las inscripciones de todas las personas asistentes, con una atención personalizada en cada caso. Emisión de certificados a asistentes, ponentes y miembros de comités.

Puesta en marcha. Llevamos a cabo todo lo relativo a las actividades paralelas al congreso, contacto con ponentes, gestión de desplazamientos y alojamientos.

Coordinación. Protocolos de inauguración y clausura, personal auxiliar y servicios de catering.

Secretaría científica

Llamada de comunicaciones, confección del cronograma científico, gestión de comunicaciones, ponencias y confirmación de aceptación/rechazo de abstracts. Emisión de certificados a comunicantes.

Publicación de actas del congreso. Recopilamos las ponencias, gestionamos las publicaciones y realizamos los posteriores envíos.