EXPLICACIÓN DE LA SESIÓN

A las 9:00 se inició la jornada sobre Lean Office para una empresa de servicios, en la que se vieron los principios de la filosofía Lean – valor, cadena de valor, flujo, sistema pull, perfección, transparencia y capacitación – con un enfoque claramente aplicado a los servicios de arquitectura y a la construcción.

Tras un breve descanso, de 10:30 a 13:30 se realizó el Lean Office Game para Arquitectura, un completo juego de Lean Office en el que pueden participar entre 6 y 12 personas, para mostrar cómo las herramientas Lean se pueden usar para mejorar la eficiencia y el entorno del trabajo en todas las áreas administrativas de una empresa u organización que presta servicios. Este juego combina aprendizaje eficiente, trabajo en equipo y diversión y ha sido utilizado con éxito en muchas organizaciones y sesiones de aprendizaje. Los participantes tienen la oportunidad de experimentar los efectos y el impacto real que tiene la aplicación de las herramientas y principios Lean en el entorno administrativo y de gestión de una empresa u organización.

Durante la sesión del Workshop se desarrollaron 4 ciclos completos de un mismo trabajo administrativo. En el primer ciclo la disposición fue la de una organización con una forma de trabajar tradicional, en la que los informes y asuntos pasan de mano en mano en forma de lotes y donde los empleados tratan directamente algunas cuestiones con los clientes. El resultado es un trabajo estresante, poco eficiente y que genera largas colas y esperas. En los 3 ciclos restantes se introdujo mejoras Lean para incrementar el rendimiento, eliminar despilfarros y aumentar la satisfacción del cliente.

El propósito principal del segundo ciclo es mostrar las ventajas que se pueden conseguir trabajando en equipo y con los puestos de trabajo juntos, unos cerca de otros. Se eliminó el uso del asistente y las reclamaciones son canalizadas por el gerente administrativo. Los oficiales administrativos ahora se organizan de manera secuencial, en célula; y se introdujo el concepto de flujo de una sola pieza, procesando un encargo cada vez, en lugar de lotes como en el ciclo anterior y se eliminó muchos de los trastornos anteriores. Durante el tercer ciclo los informes o asuntos se dividen en familias, se combinan actividades y se da un paso importante en la mejora de la productividad del proceso.

En el cuarto ciclo, el trabajo se estandariza, se nivela, y se trabaja según el takt time que previamente se ha calculado. Los informes y asuntos fluyen dentro de una organización donde el trabajo está balanceado, con mucho menos estrés porque la carga de trabajo está mejor repartida y los clientes más satisfechos.

En cada ciclo se miden los indicadores principales y al final de la sesión se analizan estos indicadores obteniendo resultados incluso mejores de los esperados, con aumento sobresaliente en la eficiencia, mejora del lead time, 100% de trabajo completado y 0% de trabajos en cola. Ademas se diseñó un layout o distribución de los puestos más eficiente.

Se ha conseguido una mejor organización del trabajo y un mejor entorno de trabajo respecto al estrés, más colaborativo, donde los problemas se detectan mucho antes, con una mejor comunicación, mejor visión de conjunto y aumento notable de la satisfacción de los clientes.

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