La Nueva Ley de Administración Electrónica establece el camino para que la gestión electrónica tenga la misma validez que la realizada en papel. El primer paso para la eliminación de papel en la gestión administrativa es el uso de la firma electrónica, avanzada o reconocida, que permite reducir drásticamente los costes y mejorar los tiempos de realización de cualquier tramitación. El correo electrónico, base para este objetivo, y que ya se emplea masivamente en el mundo empresarial, tiene los inconvenientes de falta de autenticidad y escasa confidencialidad. El uso de las técnicas de firma electrónica basada en PKI permite dotar de autenticidad y confidencialidad a cualquier documento creado en la gestión diaria de la empresa.

La aplicación más clara y de más pronta repercusión es la facturación electrónica. Una factura en formato electrónico firmada electrónicamente, garantiza tanto el origen de la misma, es decir quien la ha emitido, como su integridad, es decir, que no ha sido manipulada.

La ley exige, además, la necesidad de custodiar las facturas electrónicas por un periodo de cinco años, lo que implica unos requerimientos de disponibilidad e integridad que pueden no ser triviales.

Muchas empresas disponen de ERPs que les permiten gestionar integralmente sus procesos, y en concreto la facturación. Los fabricantes de ERPs están ofreciendo a sus clientes nuevos módulos de facturación electrónica. Pero la pequeña empresa no dispone de costosos ERPs, sino que emplea programas sencillos de facturación, muchas veces simplemente aplicaciones ofimáticas, con los que generan las facturas de forma pormenorizada. Este proyecto va dirigido a estas empresas.

El primer objetivo de este proyecto es desarrollar un sistema de factura electrónica que no obligue a cambiar el programa de facturación actualmente usado. El generador de factura electrónica intervendrá en la creación de la misma cuando el programa ya tenga preparada la factura exactamente como lo ha venido haciendo siempre. En este punto, la factura podrá firmarse electrónicamente y almacenarse en un repositorio privado fiable de facturas. Este repositorio deberá permitir varias copias, y en caso de que sean externas, deberán ir adecuadamente cifradas para garantizar al 100% la confidencialidad.

Una vez desarrollado el proyecto, el siguiente objetivo es la implantación en las empresas, lo que puede suponer, a su vez, tener que implantar la firma electrónica.

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Begoña Andrés Sánchez
Técnico Gestión Proyectos
Fundación Universitat Jaume I- Empresa
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