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Olvídese de la Gestión de Eventos y confíe en profesionales

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Nosotros nos encargamos de la organización, su satisfacción es nuestro compromiso. Le ahorramos tiempo, dinero y esfuerzo. Para tener a punto su congreso, le asesoramos en todo lo que necesite. Gestionar una reunión a través de este departamento es garantizar la calidad y el éxito de la misma

¿QUÉ LE OFRECEMOS?

Asesoramiento presupuestario y financiero

Soporte económico-administrativo, Confección de un primer borrador de presupuestos de gastos, primeras negociaciones y propuestas de diferentes proveedores de los servicios auxiliares a contratar. Tramitación de facturas de los proveedores

Gestión de las inscripciones. El responsable del congreso no tiene la necesidad de abrir una cuenta corriente específica para el congreso, ya que cuenta con una caja única para gestionar todos sus ingresos y gastos relacionados con el evento.

Asesoramiento financiero previo. A través de un presupuesto previo se controlará durante todo el congreso las posibles variaciones. Gestión de los ingresos de la actividad, Realización de pagos derivados

Información periódica y puntual sobre la situación económica de la actividad organizada.

Secretaría técnica

Previamente a la celebración del evento, Tramitación en colaboración con la dirección académica de subvenciones, homologaciones o cualquier otro trámite que afecte al evento. , Soporte y orientación a la hora de planificar el evento, Búsqueda y gestión de proveedores (hoteles, transporte, imprenta, diseñadores,…), Localización de las sedes del evento.Colaboración en el desarrollo del programa de actividades, Confección de programa lúdico (para acompañantes, cuando sea necesario).

Sistema de gestión de inscripciones on-line. Las inscripciones se formalizarán mediante el portal web con un sistema de registro on-line y sistema de pago seguro a través de TPV Virtual.

Contratación y gestión del personal auxiliar: auxiliares de protocolo, azafatas, traductores, intérpretes, seguridad,.., de servicios de restauración y catering, y Contratación y gestión de servicios audiovisuales e informática.

Gestión de alojamiento y transporte para los docentes y participantes en la actividad correspondiente, Organización de actos paralelos al congreso, jornada o simposio (conciertos, visitas turísticas,…)

Gestión de reconocimiento de créditos por parte de la Universitat Jaume I, Expedición de títulos y realización de certificados a docentes, comunicantes y participantes.

Puesta en marcha. Contacto con ponentes, gestión de todas sus necesidades: viajes, desplazamientos, alojamiento, así como las actividades paralelas al congreso, adecuación de los espacios donde se desarrollará el congreso (decoración, medios audiovisuales) material necesario para los asistentes, etc.

Coordinación y gestión durante el Congreso. Protocolos de inauguración y clausura del acto, azafatas, servicios de catering y de traducción. Gran agilidad en la gestión de pagos a profesores y a proveedores.

Publicación de actas del congreso, recopilación de todas las ponencias y gestión de las publicaciones con posteriores envíos.

Secretaría Científica

Llamada de comunicaciones, Confección del cronograma científico, Gestión de comunicaciones y ponencias, Confirmación de aceptación/rechazo de los abstracts, Elaboración, impresión y entrega de certificados, diplomas y premios científicos, Coordinación del diseño y publicación del programa del evento, libro de abstracts y ponencias, Publicación del programa siguiendo las pautas del comité científico. Posibilidad de envío de boletines informativos

Comunicación y Difusión

Imagen corporativa, Diseño y gestión de los documentos corporativos del evento, Contratación y gestión del material impreso: cartelería, rotulación, señalización y decoración, Montaje y entrega de documemtación, Elaboración de carteles, folletos, lonas, mailings, página web, Oficina de comunicación: redacción de notas de prensa y gestión de medios de comunicación, Acción comercial en colectivos sensibles al congreso (colegios profesionales, asociaciones, federaciones, instituciones, empresas, etc.)



Patronos
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Información de contacto

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Silvia Membrilla Rubio
Teléfono: 964 38 72 09
Fax: 964 38 70 10
smembri@fue.uji.es



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